> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://styrning.smaland.football/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://styrning.smaland.football/styrande-dokument/arkitektur.md).

# Dokumentarkitektur

Hur styrmodellen och dokumentarkivet hänger ihop genom dokumenttyper, beslutsnivåer, ägarskap, förvaltning och versionshantering.

Styrningen behöver vara lätt att hitta, lätt att förstå och möjlig att hålla aktuell.

Därför skiljer Smålands Fotbollförbund mellan styrmodell och dokumentarkiv. Styrmodellen förklarar logiken. Dokumentarkivet visar de beslutade dokumenten som används i praktiken.

{% hint style="info" %}
Grundregeln är enkel: rätt information ska finnas på rätt plats. Om information redan finns på en annan sida eller i ett beslutat dokument ska vi länka dit, inte bygga en parallell beskrivning.
{% endhint %}

## Två delar som behöver varandra

<table data-view="cards"><thead><tr><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Styrmodellen</strong><br><a href="https://styrning.smaland.football">styrning.smaland.football</a><br><br>Förklarar ansvar, mandat, nivåer, beslut, beredning, verkställighet, uppföljning och granskning. Den visar hur distriktets styrning hänger ihop.</td></tr><tr><td><strong>Dokumentarkivet</strong><br><a href="https://styrning.smaland.football/dokument">styrning.smaland.football/dokument</a><br><br>Samlar konkreta styrande och stödjande dokument: stadgar, policyer, arbetsordningar, delegationsordningar, instruktioner, riktlinjer, processbeskrivningar, reglementen, bilagor och externa dokument.</td></tr></tbody></table>

Styrmodellen ska inte återge varje dokument i detalj. Dokumentarkivet ska inte skapa en egen styrmodell. De ska länka till varandra och hålla sina roller rena.

## Dokumenthierarkin hör hemma i normordningen

När dokument, regler eller beslut pekar åt olika håll är det [normordningen](/grund/normordning.md) som avgör vad som väger tyngst.

Den här sidan ska därför inte bygga en egen rangordning. Här beskrivs i stället vilka dokumenttyper som finns, vad de ska användas till och hur de ska förvaltas.

## Dokumenttyperna gör olika jobb

Ett dokument ska börja med rätt dokumenttyp. Annars blir det svårt att veta om texten är en princip, ett mandat, en arbetsform, ett beslut eller ett praktiskt stöd.

| Dokumenttyp            | Används till                                                              | Beslutas normalt av                                                           | Förvaltas normalt av                       |
| ---------------------- | ------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------ |
| **Stadgar**            | Grundstruktur, medlemsdemokrati, organ och mandat                         | Årsmötet                                                                      | Distriktsstyrelsen                         |
| **Policy**             | Övergripande principer och viljeinriktning inom ett område                | Distriktsstyrelsen, om inte frågan bör beslutas av årsmötet                   | Distriktschef eller utsedd dokumentägare   |
| **Arbetsordning**      | Hur ett organ arbetar inom sitt uppdrag                                   | Distriktsstyrelsen, om inte annat följer av stadgar eller särskilt beslut     | Berört organ eller utsedd dokumentägare    |
| **Delegationsordning** | Vem som får fatta beslut i vilka ärenden                                  | Distriktsstyrelsen                                                            | Distriktschef eller utsedd dokumentägare   |
| **Instruktion**        | Ansvar, mandat och förväntningar för roll eller funktion                  | Distriktsstyrelsen eller distriktschef inom given ram                         | Dokumentägare enligt beslut                |
| **Riktlinje**          | Vägledning för tillämpning och bedömning                                  | Distriktsstyrelsen, distriktschef eller ansvarigt organ beroende på fråga     | Dokumentägare enligt beslut                |
| **Processbeskrivning** | Hur ett återkommande arbetsflöde genomförs steg för steg                  | Distriktschef, distriktsstyrelsen eller ansvarigt organ beroende på betydelse | Processägare eller dokumentägare           |
| **Reglemente**         | Mer fasta regler för ett organ, en funktion eller ett område              | Beslutande nivå enligt fråga och mandat                                       | Dokumentägare enligt beslut                |
| **Bilaga**             | Stödmaterial, översikter, mallar, checklistor och kompletterande underlag | Följer huvuddokumentet eller beslutas av dokumentägare                        | Dokumentägare                              |
| **Externt dokument**   | Dokument som påverkar distriktet men beslutas av annan aktör              | Extern part                                                                   | Bevakas av utsedd funktion inom distriktet |

{% hint style="warning" %}
Ett dokument får inte skapa större mandat än vad stadgar, demokratiska beslut, distriktsstyrelsens beslut eller delegation medger. Om ett dokument börjar ändra ansvar eller beslutsvägar ska dokumenttypen och beslutsnivån prövas igen.
{% endhint %}

## Välj dokument efter frågan

{% columns %}
{% column %}

#### När frågan gäller styrning

**Formell grund:** stadgar

**Viljeinriktning:** policy

**Organets arbetssätt:** arbetsordning

**Beslutanderätt:** delegationsordning

**Roll eller funktion:** instruktion
{% endcolumn %}

{% column %}

#### När frågan gäller tillämpning

**Bedömning:** riktlinje

**Arbetsflöde:** processbeskrivning

**Fasta regler:** reglemente

**Praktiskt stöd:** bilaga, rutin, mall eller checklista

**Extern ram:** externt dokument
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

Det ska vara så enkelt som möjligt, men inte enklare än att ansvar och mandat blir tydliga.

## Så ska dokumenttyperna förstås

<details>

<summary><strong>Stadgar anger den interna grunden</strong></summary>

Stadgar är distriktets högsta interna normnivå. De reglerar organisationens grundstruktur, medlemsdemokrati, organ, mandat, val, revision, disciplinnämnd, rösträtt och grundläggande beslutsordning.

Stadgar ska inte användas för detaljerade rutiner, interna arbetssätt eller operativa instruktioner.

</details>

<details>

<summary><strong>Policy anger viljeinriktning</strong></summary>

En policy anger distriktets övergripande principer och förhållningssätt inom ett område. Den ska vara tydlig nog att styra, men inte så detaljerad att den blir en rutin.

Policy passar när distriktet behöver tala om vad som ska gälla på principiell nivå, till exempel inom trygghet, ekonomi, kommunikation, hållbarhet eller informationshantering.

</details>

<details>

<summary><strong>Arbetsordning beskriver hur ett organ arbetar</strong></summary>

En arbetsordning beskriver hur ett organ arbetar inom sitt uppdrag. Den kan reglera uppdrag, sammansättning, mötesformer, beredning, protokoll, jäv, återrapportering och koppling till delegation.

En arbetsordning ska inte ge ett organ större mandat än vad stadgar, årsmöte, representantskap eller distriktsstyrelse medger.

</details>

<details>

<summary><strong>Delegationsordning visar vem som får besluta</strong></summary>

En delegationsordning anger vem som får fatta beslut i vilka typer av ärenden. Den ska normalt ange ärendetyp, delegat, begränsningar, dokumentationskrav och återrapportering.

Delegation ska vara skriftlig, avgränsad och spårbar. Principerna beskrivs i [delegation](/ledning/delegation.md).

</details>

<details>

<summary><strong>Instruktion gör roller och funktioner tydliga</strong></summary>

En instruktion beskriver ansvar, mandat och förväntningar för en roll, funktion eller särskild organisatorisk uppgift.

Instruktioner kan användas för exempelvis distriktschef, kommittéordförande, kommittéledamot, attestroller eller särskilda samordningsfunktioner.

</details>

<details>

<summary><strong>Riktlinje hjälper tillämpning och bedömning</strong></summary>

En riktlinje ger vägledning för hur en princip, policy eller del av styrmodellen ska tillämpas i praktiken.

Riktlinjer ska skapa enhetlighet i bedömning och tillämpning, men inte ersätta mandat, delegation eller arbetsordning.

</details>

<details>

<summary><strong>Processbeskrivning visar arbetsflödet</strong></summary>

En processbeskrivning beskriver hur ett återkommande arbetsflöde går till från start till slut.

Den bör ange syfte, startpunkt, slutpunkt, huvudsteg, roller, ansvar, beslutspunkter, kontrollpunkter och koppling till styrande dokument.

</details>

<details>

<summary><strong>Reglemente används när reglerna behöver vara fastare</strong></summary>

Reglemente kan användas när ett organ, en funktion eller ett område behöver mer fasta regler än vad en arbetsordning, instruktion eller riktlinje ger.

Reglemente ska användas med eftertanke. Om dokumentet främst beskriver hur ett organ arbetar är arbetsordning ofta rätt dokumenttyp. Om dokumentet främst anger beslutanderätt är delegationsordning rätt dokumenttyp.

</details>

<details>

<summary><strong>Bilaga och stödmaterial hjälper användningen</strong></summary>

Bilagor, mallar, checklistor, register och rutiner kan hjälpa organisationen att använda styrningen i vardagen.

Om ett stödmaterial börjar få normerande betydelse ska det prövas om det i stället ska vara policy, riktlinje, instruktion, delegationsordning eller processbeskrivning.

</details>

<details>

<summary><strong>Externt dokument ägs av någon annan</strong></summary>

Ett externt dokument påverkar distriktet, men beslutas eller ägs av annan aktör. Det kan till exempel vara RF:s stadgar, Svenska Fotbollförbundets stadgar, RF:s rekommendation för god demokratisk styrning, basuppgifter eller tävlingsbestämmelser.

Mer om detta finns i [externa bärande dokument](/styrande-dokument/externa.md).

</details>

## Stödmaterial får inte bli dold styrning

Alla praktiska dokument passar inte perfekt in i huvudtyperna. Dokumentarkivet kan därför också innehålla rutiner, mallar, checklistor, register, förteckningar och planer.

{% hint style="warning" %}
Om en rutin, mall eller checklista börjar avgöra mandat, ansvar eller beslut ska den inte ligga kvar som enkelt stödmaterial. Då behöver dokumenttypen prövas.
{% endhint %}

## Metadata gör dokumentet begripligt direkt

Varje dokument i dokumentarkivet bör ha en kort metadata-ruta högst upp. Den ska visa vilken funktion dokumentet har och hur det hänger ihop med styrmodellen.

```md
> **Dokumenttyp:** Arbetsordning  
> **Beslutas av:** Distriktsstyrelsen  
> **Förvaltas av:** Distriktschef eller utsedd dokumentägare  
> **Gäller för:** Tävlingskommittén  
> **Kopplar till styrmodellen:** Kommittéer, delegation, ansvar och roller  
> **Senast beslutad:** YYYY-MM-DD  
> **Senast reviderad:** YYYY-MM-DD  
```

Metadata ska göra det lätt att se om dokumentet är rätt typ, rätt beslutat och rätt placerat.

## GitHub visar ändringen, beslutet måste ändå vara tydligt

GitHub ger teknisk versionshistorik. Det är bra, men det ersätter inte formella beslut, dokumentägarskap eller ändringslogik.

Vid väsentliga revideringar bör dokumentet eller dokumentförvaltningen visa datum, vad som ändrats, vem som beslutat ändringen och eventuell koppling till annat beslut eller dokument.

Ett dokument kan vara tekniskt ändrat utan att vara formellt beslutat. Den skillnaden behöver vara tydlig.

## Arbetsmaterial ska inte förväxlas med gällande dokument

Dokumentarkivet bör i första hand innehålla beslutade och gällande dokument. Utkast, remissversioner och pågående revideringar behöver hållas tydligt åtskilda.

Om ett utkast publiceras ska det tydligt framgå att det är ett utkast, inte beslutat och under beredning eller remiss.

Det ska aldrig råda tvekan om ett dokument gäller eller inte.

## Förvaltning är en del av dokumentets liv

Ett dokument ska inte bara skapas. Det ska också kunna hållas aktuellt.

{% columns %}
{% column %}

#### Dokumentägaren ska veta

vad dokumentet reglerar,

vilken styrmodellsida det kopplar till,

när dokumentet bör ses över,

och vilka ändringar som kräver nytt beslut.
{% endcolumn %}

{% column %}

#### Organisationen ska veta

var dokumentet finns,

om det gäller,

vem som beslutat det,

och vart frågor om dokumentet ska gå.
{% endcolumn %}
{% endcolumns %}

När dokumentarkitekturen fungerar behöver läsaren inte leta på fem ställen. Rätt dokument ligger på rätt plats, länkar tillbaka till rätt del av styrmodellen och går att förvalta utan krångel.


---

# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.

## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters:

```
GET https://styrning.smaland.football/styrande-dokument/arkitektur.md?ask=<question>&goal=<user_goal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.